Objectifs

• Optimiser la gestion de ses mails pour gagner du temps et mieux s'organiser
• Utiliser votre messagerie de façon collaborative
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches
• Créer un publipostage à partir des Contacts

Public

Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook

Prérequis

Maîtriser l'environnement Windows et être initié aux fonctions de base d’Outlook

Programme

Module 1 : Organiser le classement et l'archivage de son courrier

• Créer des dossiers pour classer ses messages
• Créer des règles automatiques
• Définir Les Indicateurs de suivis, les catégories
• Gérer les conversations
• Utiliser les recherches personnalisées et appliquer le filtre du courrier (filtres et commandes de contextes)
• Principe de l'archivage : archivage manuel et automatique dans un fichier de données Outlook
• Filtrer le courrier indésirable
• Création et utilisation de modèles de message

Module 2 : Gérer ses contacts

• Planifier une réunion, envoyer un message instantané ou passer un appel à partir de la carte d'une personne
• Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
• Rechercher un contact : les critères de recherche
• Opérer un publipostage à partir des contacts
• Fusion de contacts pour les réseaux sociaux

Module 3 : Gérer son calendrier

• Organiser des rendez-vous, des évènements, des réunions et inviter des participants
• Gérer les modifications : (Définir un rappel périodicité, confirmations, annulations)
• Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités
• Attribuer des catégories
• Envoyer le calendrier par message

Module 4 : Gérer ses tâches

• Créer/modifier/supprimer une tâche
• Assigner une tâche à une personne
• Accepter ou refuser une tâche
• Transformer un message en tâche

Module 5 : Gérer ses notes

• Créer/modifier/supprimer une note
• Configurer les options des notes

Module 6 : Partager Outlook

• Partager ou déléguer des dossiers (boîte de réception, contacts, calendrier…)

Certification

Exercices pratiques et/ou ateliers tout au long de la formation

Moyens et Méthodes Pédagogiques

• La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions
• Un poste par stagiaire
• Formateur Expert
• Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique pendant le stage

Validation des acquis

• Auto évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire en fin de formation
• Attestation de fin de stage remise avec la facture